Em uma empresa existem diversos fatores que podem determinar seu sucesso, mas um dos mais importantes é a realização de uma gestão de contratos organizada, uma vez que através de um gerenciamento bem estruturado desses documentos é possível diminuir riscos, reduzir custos, economizar tempo e aumentar o lucro da empresa.
Para alcançar um bom resultado no gerenciamento de contratos existem algumas etapas que são fundamentais para a implantação de um procedimento de fluxo contratual mais eficiente, assertivo, seguro e que proporcione a possiblidade de identificar possíveis problemas futuros.
Confira abaixo como ocorre um fluxo contratual adequado e os detalhes de cada uma das 10 etapas da gestão de contratos:
- Planejamento
O planejamento é a primeira etapa da gestão de contratos, no qual é definido todos os objetivos, obrigações, cláusulas, riscos, prazos e condições de ambas as partes.
Nesta fase é importante que haja muita atenção quando for elaborá-la, pois caso ocorra algum erro poderá gerar grandes problemas no decorrer de todo o fluxo contratual.
Por isso, realizar esta etapa com total compreensão dos objetivos das partes envolvidas no contrato é essencial para que a empresa consiga prevenir erros.
- Pedido
Quando a empresa possui um departamento jurídico a segunda etapa é o pedido, em que as demais áreas solicitam o processo de elaboração do contrato, enviando todas as informações coletadas na primeira fase que é a de planejamento.
- Elaboração
É nesta etapa que o contrato é criado de acordo com as condições definidas pelas partes. A forma de redigir os contratos depende das particularidades de cada empresa, pois quando a companhia possui um departamento jurídico esta etapa é facilitada, já que geralmente possuem modelos padrões definidos, mas quando a companhia não contém serviços jurídicos a melhor opção é utilizar boas referências de contratos e ir ajustando à medida em que for surgindo exigências específicas.
É importante que os contratos sempre sejam redigidos de maneira clara para que as partes compreendam facilmente, pois caso uma informação seja interpretada incorretamente pode gerar sérios riscos para o acordo.
- Negociação
A negociação é a fase em que as partes envolvidas no contrato analisam todas as informações contidas no documento e identificam se está tudo de acordo conforme o que foi definido.
Por ser uma etapa decisiva no qual as partes avaliam e discutem detalhadamente todas as cláusulas que constituem o contrato, a negociação costuma ser a etapa mais demorada, podendo surgir a necessidade de alterações e quando isso acontece em uma empresa que possui departamento jurídico, o documento retorna para o jurídico analisar e fazer as modificações necessárias.
- Revisão
Esta etapa acontece caso haja algum pedido de alteração no contrato, pois após o departamento jurídico fazer as alterações, o contrato é enviado novamente para as partes envolvidas com o intuito de que seja verificado se realmente está de acordo com o que foi determinado.
- Aprovação
A partir do momento em que ambas as partes já negociaram e fizeram a revisão do contrato, chega à etapa da aprovação no qual os envolvidos concordam que o documento está de acordo com todos os requisitos adequados para ser utilizado.
- Assinatura
Após a aprovação, o próximo passo é assinar o documento, e em casos de contratos digitais, atualmente existem tecnologias como a assinatura digital que facilita este processo, garantindo eficiência e segurança.
- Armazenamento
Nesta etapa é importante que o contrato seja arquivado de maneira organizada e de fácil acesso, para que seja possível encontrá-lo rapidamente sempre que necessário.
- Gerenciamento
O gerenciamento é uma das etapas mais importantes do fluxo contratual, pois além de fiscalizar se todas as obrigações estão sendo realizadas, ainda verifica o cumprimento dos prazos, pois caso ocorra algum descumprimento pode-se gerar multas.
Além disso, esta etapa consiste também no gerenciamento da viabilidade de possíveis renovações contratuais, podendo-se realizar revisões sobre as obrigações, cláusulas, riscos, prazos e condições de ambas as partes.
- Encerramento
Por fim, a última etapa do gerenciamento contratual é o encerramento. Esta etapa só acontece quando todas as condições definidas no contrato foram cumpridas e quando não existe o interesse em fazer uma renovação contratual.
Para realizar uma gestão de contratos eficiente e assertiva é fundamental que todas as etapas sejam feitas de maneira organizada sem que nenhuma fase deixe de ser executada, pois desta forma a empresa poderá alcançar excelentes resultados em relação a fechamentos de negócios, uma vez que conseguirão obter um maior controle de seus contratos.