Advogados de departamentos jurídicos enfrentam o desafio contínuo de otimizar processos e maximizar a eficiência.
Diante da pressão contínua de “fazer mais com menos”, a automação jurídica surge como uma solução inovadora, promovendo uma revolução na maneira como as tarefas legais são realizadas.
Entretanto, para muitos advogados, o ponto de partida para a implementação dessas ferramentas pode parecer nebuloso. A variedade de soluções disponíveis no mercado, cada uma prometendo transformar de alguma forma a rotina jurídica, pode tornar a escolha ainda mais desafiadora.
Por isso, é fundamental uma abordagem criteriosa e bem-informada para selecionar a ferramenta de automação mais adequada às necessidades específicas de um departamento jurídico.
Pensando nisto, este texto tem como objetivo desmistificar esse processo de seleção, oferecendo diretrizes seis dicas essenciais para escolher soluções de automação jurídica eficientes.
Leia o artigo abaixo e confira insights valiosos que irão orientar profissionais jurídicos a tomarem decisões informadas, garantindo assim uma transição suave e bem-sucedida para práticas jurídicas mais automatizadas e eficazes.
Identifique as principais necessidades do seu departamento jurídico
Para escolher soluções de automação jurídica adequadas, é primordial identificar as principais necessidades do departamento jurídico. Para isso, é preciso identificar deficiências operacionais e mapear áreas onde a eficiência pode ser melhorada, como o excesso de tempo dedicado a tarefas manuais ou repetitivas. Essa análise ajudará a identificar os processos que mais se beneficiariam da automação.
Além disso, é crucial envolver todos os membros da equipe que interagirão com a solução de automação. A consulta e colaboração com esses usuários asseguram que a ferramenta selecionada se alinhe com as necessidades reais da equipe e melhore efetivamente os processos existentes. Esta abordagem reforça o pilar de Pessoas, Processos e Tecnologia, garantindo que a automação jurídica seja implementada de maneira holística e integrada.
Por exemplo, se um departamento jurídico dedica uma parcela significativa de sua força de trabalho ao cadastro manual de processos, uma solução como o Cadastro Automático da Elaw pode liberar esses profissionais para tarefas mais estratégicas.
Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também enriquece o trabalho da equipe, permitindo que se concentrem em atividades de maior valor intelectual e estratégico. Identificar essas oportunidades de automação é fundamental para transformar a operação de um departamento jurídico, tornando-a mais eficaz e estratégica.
Escolha ferramentas que valorizem uma gestão data-driven
Para departamentos jurídicos que visam aprimorar suas estratégias e operações, é vital buscar soluções de automação que facilitem a implementação de uma gestão data-driven.
Com as ferramentas certas de automação jurídica, fica muito mais fácil coletar e analisar informações de forma eficiente, transformando grandes volumes de dados jurídicos em insights acionáveis.
Soluções de automação como as que capturam automaticamente informações das capas de processos e as que monitoram as movimentações processuais são exemplos de como a tecnologia pode fortalecer a gestão baseada em dados. Tais ferramentas permitem que os departamentos jurídicos mantenham suas bases de dados sempre atualizadas, com informações relevantes e precisas.
Além disso, o uso de inteligência artificial para filtrar e classificar as informações capturadas torna a análise de dados mais ágil e eficiente. Isso possibilita que advogados identifiquem tendências, antecipem cenários e tomem decisões estratégicas com maior segurança.
Avalie se há integrações com os sistemas já utilizados
Ao escolher soluções de automação jurídica, uma consideração crucial é a capacidade de integração com os sistemas já utilizados por sua empresa e seu departamento jurídico.
A integração assegura uma transição sem interrupções, mantendo a continuidade dos processos de trabalho e minimizando o tempo de inatividade. A capacidade de integrar-se aos sistemas utilizados pela sua empresa não só economiza tempo, mas também permite uma visão mais holística e consistente dos dados e processos.
Além disso, uma boa integração facilita a adoção da nova ferramenta pela equipe. Quando os sistemas funcionam harmoniosamente, os usuários podem trabalhar com mais eficiência, sem ter que alternar constantemente entre diferentes plataformas ou duplicar esforços para inserir ou acessar informações.
Escolha soluções com flexibilidade e escalabilidade
Escolher soluções de automação jurídica que sejam tanto flexíveis quanto escaláveis é fundamental para qualquer departamento jurídico.
A flexibilidade é crucial para assegurar que a ferramenta possa se adaptar às mudanças de necessidades, regulamentações e práticas do campo jurídico. Essa capacidade de ajuste garante que a solução permaneça relevante e útil, mesmo diante de cenários em constante evolução.
Por outro lado, a escalabilidade é essencial para acompanhar o crescimento do departamento. Uma solução escalável é capaz de aumentar sua capacidade de lidar com um volume crescente de trabalho, incluindo mais casos, usuários e dados. Isso evita a necessidade de substituir sistemas à medida que o departamento se expande, oferecendo um caminho sustentável e eficiente para o crescimento.
Ao focar em soluções que combinam essas duas características, departamentos jurídicos podem garantir um investimento duradouro em automação, assegurando que as ferramentas escolhidas suportem tanto as necessidades atuais quanto as futuras demandas.
Procure soluções que garantam a segurança dos dados
Departamentos jurídicos lidam com informações sensíveis e confidenciais regularmente. Uma falha na segurança dos dados pode ter consequências graves, incluindo perda de confiança dos clientes, danos à reputação e implicações legais.
Assim, ao buscar soluções de automação jurídica, um aspecto crítico a ser considerado é a segurança dos dados. É essencial escolher ferramentas oferecidas por empresas que possuam certificações reconhecidas, como a ISO 27001, que garantem a proteção e a gestão segura das informações. Esta norma internacional estabelece requisitos rigorosos para sistemas de gestão de segurança da informação, assegurando que os dados sejam manuseados com os mais altos padrões de segurança.
Verificar as certificações de segurança das empresas que oferecem soluções de automação não é apenas uma medida preventiva, mas também uma demonstração de diligência e responsabilidade no manejo de dados críticos.
Portanto, ao avaliar opções de automação jurídica, é vital dar prioridade àquelas que comprovadamente adotam práticas rigorosas de segurança de dados. Isso garante que as informações do departamento e de seus clientes permaneçam protegidas, mantendo a integridade e a confidencialidade necessárias no ambiente jurídico.
Gostou do artigo e quer saber mais sobre a Elaw? Clique aqui e entre em contato conosco. Estamos à sua disposição para resolver dúvidas e realizar uma demonstração de nossas soluções!