Classificar um contencioso como sendo de massa é uma questão muito relativa e bastante peculiar, garante Júlio Beltrão – advogado e sócio do escritório Espallargas Gonzalez Sampaio em São Paulo. Determinar se uma empresa está lidando com esse tipo de contencioso não depende apenas da definição sobre a quantidade de processos – é preciso analisar suas características. Afinal, “um contencioso passa a ser massificado a partir do momento em que ele começa a impactar uma empresa, ou seja, essa classificação depende de como as ações judiciais impactam a sua imagem, o seu financeiro e a sua gestão”, completa.
Lidar com contencioso de massa exige que as empresas tenham uma gestão diferenciada e estratégica devido não só ao seu volume de processos, mas também às semelhanças entre si, pois somente dessa forma será possível alcançar o sucesso e promover a melhor rotina de trabalho aos advogados do departamento jurídico.
Para gerenciar um contencioso de massa, muitos departamentos jurídicos contam com o auxílio de escritórios de advocacia, por isso é importante analisar minuciosamente as suas características quando for contratar um. Mas afinal o que precisa ser considerado no momento de escolher um escritório para efetuar a gestão de um grande volume de processos? Quais critérios são importantes para tomada de decisão?
Experiência e autoridade no assunto
Optar por um escritório que tenha experiência em gerir contencioso massificado é fundamental para obter uma gestão eficiente que supra todas as necessidades do jurídico corporativo. Por isso, questione e busque fazer as perguntas corretas.
Os escritórios precisam ter atuação orientada por dados e voltada à geração de valor aos clientes. Isso é fundamental!
Organização e transparência
Na gestão de contencioso de massa os advogados tendem a ficar mais suscetíveis aos erros devido ao grande número de processos. Então, no momento de escolher um escritório, não se pode deixar de averiguar se os procedimentos são organizados e bem definidos. Basta checar seus cases.
Um escritório com procedimentos muito bem estruturados otimiza as tarefas de rotina de trabalho e reduz as chances de erros, proporcionando a melhor experiência para seus colaboradores e clientes. Portanto, seu escritório trabalha com análise massiva e Big Data? Esta pode ser uma grande evidência no momento da seleção.
Inovação e automação
Suporte tecnológico, como softwares e Inteligência Artificial, é primordial para aumentar a assertividade e consequentemente a produtividade no gerenciamento dos processos.
De acordo com Júlio, hoje em dia qualquer escritório que se proponha a prestar um serviço eficaz aos departamentos jurídicos tem que utilizar tecnologia. “Quando falo em tecnologia é de todos os tipos, desde automação com a utilização de softwares para redação jurídica de peças e gestão de contratos, passando por captura automática de novas ações e monitoramento de encerramentos, até a ciência de dados. Hoje, o EGS Advogados está muito bem suportado por ferramentas tecnológicas e inteligência analítica”, destaca.
Além disso, promover inovações não está relacionado somente com tecnologias, mas também com as rotinas operacionais, portanto é importante também analisar se o escritório sempre busca melhorar seus procedimentos e evoluir em questão de eficiência, pois dessa forma proporcionará a melhor gestão de processos ao departamento jurídico.
Decisões baseadas em dados
Como o contencioso de massa é focado em atingir resultados, é essencial escolher um escritório que tenha expertise, com ampla experiência em análise de dados e que utilize ferramentas que o auxilie a tomar decisões baseadas em números.
“Os dados por si só não possuem muito valor se você não conseguir organizá-los e interpretá-los. Então, é fundamental organizar os dados para que eles se tornem informação, e assim passem a gerar conhecimento, para que a partir disso se tenha uma tomada de decisão com mais propriedade”, explica Júlio.
O advogado e também sócio do EGS Advogados, Osmar Sampaio, destaca que atualmente o escritório utiliza o cruzamento de big data e small data para trabalhar orientado por dados e dessa forma proporcionar uma gestão muito mais coerente aos departamentos jurídicos.
Quando se fala de big data são os dados que ficam disponíveis publicamente. Então, a partir do CNPJ da empresa, robôs capturam dados disponíveis na Justiça e o escritório organiza essa massa de informação para gerar as hipóteses pertinentes ao contexto do cliente. Já o small data são os dados internos da companhia. Quando se cruza a informação do big data com o small data, é possível analisar profundamente a situação da empresa para identificar as causas raízes de processos e elaborar uma atuação estratégica, seja preventiva ou na própria ação judicial. “No escritório, contamos com um cientista de dados especializado em inteligência analítica e análise preditiva que presta todo o suporte aos advogados para que estes possam aplicar o seu conhecimento técnico e entregar as melhores recomendações aos clientes”, relata Osmar.
Escritórios que analisam métricas conseguem promover melhorias constantes não só para o departamento jurídico, mas para todos os setores da empresa, já que através de dados é possível verificar com certeza os procedimentos que estão ou não funcionando para realizar mudanças naqueles que não estão sendo eficientes. “Um jurídico moderno precisa estar apto a fornecer uma visão clara e estratégica aos seus stakeholders à medida em que novos e diferentes riscos surgem. As organizações hoje são mais horizontais, e o jurídico deve suportar os clientes internos sobre os riscos da decisão a ser tomada de forma rápida e municiado de informações relevantes”, acrescenta Júlio.
Por fim, em um departamento jurídico, mais importante do que realizar uma boa gestão de contencioso, é primordial:
- Agir de maneira preventiva para diminuir o passivo;
- Reduzir custos tanto judiciais quanto com escritórios;
- Fazer uma gestão acurada de contingência e provisão;
- Agir de maneira estratégica para evitar danos desnecessários a empresa, gerenciando os riscos de forma eficiente.
Agora você já sabe de forma clara e concisa quando for escolher um escritório, é necessário verificar se as suas características estão de acordo com as necessidades da empresa e bons negócios!