O Direito é um segmento desafiador em razão da grande necessidade de atualização por parte dos profissionais que nele atuam, pois é de extrema importância estar sempre inteirado sobre às constantes alterações legislativas e de jurisprudência. Com a transformação digital espalhando-se no Direito, consequentemente aumentaram ainda mais os desafios dos departamentos jurídicos, já que muitos profissionais tiveram que se adaptar e aprimorar para atender melhor as suas demandas.
Para abordar os principais desafios de um departamento jurídico e outros temas da atualidade como a transformação digital no Direito, entrevistamos o gerente jurídico da Hyundai, Eduardo Hiroshi Hirano.
Para Eduardo, analisando o mercado de forma ampla, a gestão de departamento jurídicos possui 07 grandes desafios:
- Conhecimento Empírico: ter o conhecimento do procedimento administrativo; saber o tortuoso caminho da execução de tarefas importantes como os registros de atos sociais ou obtenção de licenças e entrega de declarações fiscais, é um grande diferencial para advogado interno, especialmente em sistema jurídico onde um grande número de obrigações burocráticas são impostas por diversos instrumentos infra legais tais como portarias, resoluções e regulamentos internos.
- Gestão Contratual: assegurar que as maiores contratações e relações comerciais, sensíveis e relevantes, estejam devidamente acobertadas por um contrato, com escopo delimitado, condições comerciais claras, deveres e responsabilidades das partes que reflitam a prática, assinados por representantes legais, armazenados de forma organizada e de fácil acesso para consulta.
- Gestão Contencioso: manter o controle dos processos judiciais; definir um fluxo de trabalho que traga sinergia entre o departamento jurídico e o escritório externo (caso escritórios externos sejam contratados para auxiliar nesta atividade); assegurar o cumprimento de todos os prazos processuais; banco de dados organizado e atualizado; identificar as causas raízes, propor medidas preventivas capazes de evitar a reincidência de novos processos pela mesma causa.
- Gestão da Equipe e Parceiros: assegurar um ambiente propício ao desenvolvimento pessoal e profissional; investir na capacitação da equipe; engajar os membros do departamento e colaboradores externos (escritórios de advocacia e paralegais); cultuar o fluxo de informação eficiente; comunicação direta e assertiva.
- Gestão Orçamentária: adotar medidas que sejam compatíveis com o orçamento; ajustar os custos fixos ao orçamento disponível; planejar e estruturar as melhores formas de alocar o orçamento em atividades, tarefas e ferramentas que contribuam para o atingimento dos objetivos da áreas.
- Mudança de Mindset: incentivar e desenvolver os integrantes da equipe para aprimorar seus conhecimentos em diversas áreas. O Direito é multifacetário, presente e aplicável em todas as áreas (não se limita ao conhecimento dogmático jurídico). O advogado interno, in-house lawyer, deve se esforçar para compreender as necessidades do seu cliente interno, atuar preventivamente e reagir de forma eficaz quando demandado, buscando sempre encontrar formas proativas para uma atuação jurídica preventiva e agregadora.
- KPIs: escolher indicadores de performance capazes de refletir com a maior exatidão possível o esforço e valor econômico gerado pelo departamento jurídico.
Compreender detalhadamente a importância da inovação e da aplicação prática da tecnologia no jurídico tem sido essencial para o crescimento deste segmento. Por isso, analisando os impactos que a transformação digital tem causado no jurídico, Eduardo Hirano acredita que o início desta revolução foi causado pela implantação do processo eletrônico.
Em seguida, certificados digitais foram implementados viabilizando e dando segurança ao sistema. Desde então, a extenuante rotina dos advogados da área contenciosa foi significativamente modernizada, gerando grandes ganhos econômicos em tempo de deslocamento evitado e falta de necessidade de espaço nos armários para o arquivamento dos processos físicos, aumentando a produtividade dos profissionais.
Com o passar do tempo novos artefatos tecnológicos foram desenvolvidos e criados, tais como robôs de captura de informação, softwares de gestão de processos e rotinas jurídicas, tanto para escritórios quanto para departamentos jurídicos, que possibilitaram a profissionalização e desenvolvimento das habilidades de gestão. Valiosos bancos de dados foram produzidos possibilitando a análise estatística e preditiva, recebendo o encantador nome de jurimetria. O conhecimento gerado pelos dados, possibilitou tomadas de decisão mais consistentes e definição de estratégias mais assertivas. “Tudo isso contribui para a valoração do profissional do Direito e para a consolidação do departamento jurídico como uma área estratégica da empresa”, declarou Eduardo.
Em relação a pandemia, Eduardo Hirano relata que momentos de crise como os que estamos vivenciando, são períodos propícios para fomentar a busca por oportunidades de melhoria. Por isso, todo gestor jurídico deve refletir sobre as necessidades da sua empresa e a época em que se encontra. Algumas medidas podem auxiliar os gestores a se adequarem frente a esta nova realidade, como por exemplo:
- Revisão Contratual: auxiliar os clientes internos com revisão de contratos, bem como analisar as alterações de condições solicitadas pelos fornecedores ou parceiros; identificar potenciais riscos e impactos para a continuidade das atividades.
- Mapeamento de Riscos Jurídicos: manter canal de comunicação não intrusivo com as demais áreas, fomentando trocas de informação, possibilitando revisão dos procedimentos adotados e diagnosticando potenciais pontos de conflito; identificar a verdadeira causa raiz do problema, ter em mente que nem sempre o que o cliente lhe pergunta é o que de fato quer saber.
- Revisão e Atualização de Procedimentos Internos: fazer o levantamento das atividades desempenhadas pelo departamento; promover os ajustes necessários à nova realidade da empresa; manter as tarefas que continuam alinhadas com a atual demanda e descartar eventuais tarefas desnecessárias; redefinir tarefas e fluxos de trabalho; mapear as atividades que possam ser desempenhadas remotamente, ajustando a rotina de home office; identificar o motivo inviabilizador da execução da tarefa de forma remota e a necessidade de mantê-la da forma que está sendo executada.
- Sinergia com Escritórios: alinhar com os escritórios externos as atividades e rotinas de trabalho conforme a nova demanda interna do departamento, maximizando a produtividade de ambos os times (interno e externo).
- Treinamento dos Integrantes da Equipe e Parceiros: considerar uma agenda de treinamentos internos para o time, garantindo o contínuo aperfeiçoamento técnico, motivação e engajamento.
Na opinião de Eduardo Hiroshi Hirano, a tecnologia influencia diretamente o cotidiano de todos, altera a forma que algumas atividades são executadas e principalmente a forma de pensar. Os impactos não são diferentes para o mundo jurídico, pois os departamentos jurídicos tornam-se mais ágeis e geram uma modernidade e vanguardismo para as clássicas atividades jurídicas.
Analisando estrategicamente os principais diferenciais de uma solução jurídica, Eduardo menciona que um software que atenda todas as necessidades de um departamento jurídico deve ser intuitivo, de fácil navegação e manuseio de suas ferramentas, além de ser capaz de garantir a flexibilidade necessária ao gestor em poder reajustar layouts e relatórios na maior velocidade possível para acompanhar o dinamismo das mudanças que as atividades do negócio da empresa exigem.
Falando em resultados, a tecnologia permite maior integração e sinergia entre as diversas áreas da empresa, a automação de atividades mecânicas manuais, tais como controle de prazos, compartilhamento de documentos e elaboração de estatísticas, permitindo que o tempo das pessoas seja alocado em tarefas mais produtivas e significativas. Além disso, a tecnologia proporciona celeridade na condução das tarefas, diminuição de erros e aumento da acuracidade das informações, já que incentiva o desenvolvimento profissional dos membros que deixaram de executar tarefas mecânicas de baixo impacto.
Para finalizar a entrevista, Eduardo Hirano conclui que para este ano os departamentos jurídicos devem ficar atentos as mudanças ocasionadas pelo ano de 2020 e por aquelas que virão ao longo de 2021, se atentando as novas oportunidades de negócios, novas parcerias e melhorias, bem como continuar com a adaptação para uma nova rotina de trabalho em home office.
“A capacidade de comunicação objetiva e assertiva será uma ferramenta valorosa aos profissionais de todos os níveis hierárquicos. Os líderes deverão demostrar empatia pelos desafios enfrentados por seus liderados e terão a oportunidade de aprender conjuntamente com seus colegas como encontrar uma solução viável para os problemas encontrados. Os liderados deverão exercer ao máximo a diligência e postura profissional proativa. Todos os membros terão que dominar a arte de gerenciar seu próprio tempo e priorização de tarefas. Ao final de 2021 espero ver departamentos repletos de profissionais mais capacitados e mais versáteis”, encerrou Eduardo.