Métodos avançados para aplicar no seu dia a dia e melhorar a precisão dos resultados.
Ok, mas você conhece seus dados?
O passo n° 1 – e primordial! – para definição de toda e qualquer estratégia, sempre será: conheça o que você tem.
Um olhar aprofundado para aquilo que pretendemos organizar é o caminho mais certeiro antes de uma estruturação ou categorização. Assim como olhamos para um armário abarrotado de documentos físicos e nos deparamos com antigos envelopes nomeado por data, ano, nome, mais antigos, recentes, de clientes finalizados, de clientes novos e assim por diante.
Da mesma forma, devemos conhecer as categorias de dados digitais que já temos, antes de – de fato – otimizá-los. É possível iniciar a separação destes da forma mais simples até a mais elaborada: desde planilhas categorizadas, passando por drives e chegando em softwares internos.
Ouvindo o time e (aí então) criando as categorias
No dia a dia do escritório ou departamento jurídico, quais são as principais buscas realizadas pelo seu time?
Quando falamos, por exemplo, em área trabalhista, as buscas crescem muito em torno dos valores de condenação em sentença ou acórdão. Quando ouvimos sobre o dia a dia de times tributários, as pesquisas crescem muito em torno de fato gerador. Quando times focados em ações consumeristas opinam, os dados mais buscados são em torno de possibilidades de acordo prévio.
Estes dados, evidentemente, podem variar conforme cada estado do Brasil, cada operação da empresa e, até mesmo, do perfil do time em si.
Categorias comumente utilizadas: quais as melhores, afinal?
Implementação de busca por relevância X Implementação de busca por filtros
Quando usamos algoritmos que priorizam a relevância daquela informação, o ponto n° 1 deste texto, se torna ainda mais importante. Quem define o que é relevante observando seus dados? Você.
Em união com seu time, você deve definir uma ordem de relevância em torno dos dados disponíveis num processo, por exemplo: qual a comarca, a vara, o juiz designado, o valor da causa, a audiência agendada, a fase processual, o grau em que tramita no momento, dentre outros.
O algoritmo que ordenará os resultados da pesquisa por relevância, levará em conta a “semântica”, ou seja, a frequência de palavras-chave no documento que está sendo buscado e ordená-la, conforme a relevância por você definida.
Já quando falamos de categorização por filtros, não há esta abrangência maior. Os dados já estarão previamente segmentados nas subcategorias e, durante a busca, você já sabe o que está buscando e onde vai buscar.
No exemplo do processo, se estou buscando todos os processos do ano de 2015, vou clicar na categoria “ano” e ali estarão todos.
Qual a vantagem de cada tipo de busca? Você passa a acessar informações relevantes que se conectam com sua busca principal (e por isso a necessidade de entender a sua busca previamente). Quando optamos pela busca por relevância (ou via semântica), nosso campo de busca se expande, ou seja, a recuperação da informação tem suas chances aumentadas.
A procura da ferramenta de busca perfeita
Afinal, qual seria a forma perfeita de categorizar meus dados?
Durante esta busca, podem ser necessárias adaptações: do sistema, do time, dos clientes. Por isso, a importância de selecionar programas e sistemas que autorizem uma personalização e que, por trás da tecnologia, disponibilizem também atendimentos humanizados e dispostos a ouvir a demanda.
Sabemos que não se trata apenas de indexação de conteúdo ou metadados. Passar a ter decisões data driven dentro de um setor jurídico, envolve o tempo humano de entendimento, adaptação e compreensão.
Algumas ferramentas específicas são unanimidade entre os times de escritórios de advocacia, o CLM [CLM – ELAW], por exemplo, sigla para Contract Lifecycle Management e que possibilita a gestão contratual do início ao fim. Conduzindo o leque de buscas por parte, nome do arquivo, ano do contrato, status (com mais de 15 categorias!), processo vinculado, dentre outros.
Existem boas práticas durante uma migração de sistemas?
Sabemos que escritórios de advocacia – desde os menores até os maiores – têm um fluxo de rotina muito específico e todas as atividades precisam ser designadas, organizadas e mantidas numa régua de organização.
É sobre este tema que a Clíssia Carvalho do Pena Carvalho Sociedade de Advogados, contou durante a Fenalaw 2024: abordando detalhadamente as boas práticas numa migração de sistema jurídico e como esta migração impacta diretamente na otimização da busca de documentos (durante a rotina diária do seu time!).
Clíssia relembra, primeiramente, sobre a importância de conhecer os dados que o escritório tem e como fazer sua gestão. Em segundo lugar, ela menciona a importância de ter um cronograma que atenda o escritório e, em terceiro plano, Clíssia sugere aderir uma boa estrutura de softwares que realizará a perfeita integração das informações.
Recomendamos assistir a palestra integralmente, que traz cases, cenários, exemplos práticos trazidos por Clíssia, durante o dia a dia do Pena Carvalho: